En Puerto Rico el negocio se cierra por WhatsApp. No por correo, no por formulario: por WhatsApp. Y aun así, la mayoría de los negocios pequeños lo usa con la aplicación personal, la misma donde les escribe la mamá.

WhatsApp Business es gratis, se instala en cinco minutos y tiene siete funciones que casi nadie activa. Cada una tapa una fuga de ventas distinta.

1. El perfil completo

Lo primero que hace un cliente nuevo al recibir tu número es abrir tu perfil para ver si eres un negocio real. Si lo único que ve es una foto y un nombre, ya dudó.

Llena categoría, descripción, horario, dirección, correo y sitio web. El horario importa más de lo que parece: WhatsApp le enseña al cliente si estás abierto, y eso cambia si te escribe ahora o lo deja para después. Lo que se deja para después no vuelve.

2. El mensaje de ausencia

Es la función que más dinero salva y la que menos se usa. Un cliente te escribe a las 9 de la noche, no le contestas hasta las 10 de la mañana, y en el medio le escribió a otro.

El mensaje de ausencia contesta por ti al instante. La clave es que diga cuándo vas a responder, no solo que no estás. Compara: “Gracias por tu mensaje, estamos fuera de horario” no hace nada. “Gracias por escribir. Te contesto mañana antes de las 10 a.m.” compra la paciencia del cliente.

3. El mensaje de bienvenida

Se dispara con el primer mensaje de alguien que nunca te ha escrito. Úsalo para adelantar la pregunta que siempre haces tú.

Si en cada conversación terminas preguntando para cuándo lo necesita y cuántas unidades, ponlo ahí. Te ahorras dos vueltas de mensajes y el cliente siente que sabes lo que haces.

4. Respuestas rápidas

Son plantillas que insertas escribiendo una barra y una palabra. Escribes /precios y aparece tu lista completa, sin volver a teclearla.

Haz esto: mira tus últimas treinta conversaciones y busca qué contestaste más de tres veces. Eso es una respuesta rápida. En la mayoría de los negocios son cuatro o cinco: precios, horario, dónde están, métodos de pago y tiempo de entrega.

5. Etiquetas

Aquí está la fuga más cara de todas. Alguien pregunta, le cotizas, dice que lo va a pensar, y la conversación se hunde bajo otras cincuenta. Nunca le diste seguimiento, no porque no quisieras sino porque se perdió.

Las etiquetas son colores que le pones a cada chat. Con cuatro basta: Cotizado, Esperando respuesta, Pagado y Entregado. Una vez por semana abres la etiqueta de Cotizado y le escribes a cada uno. Esa sola costumbre recupera ventas que ya tenías medio hechas.

6. El catálogo

Deja de mandar fotos sueltas. El catálogo vive dentro de tu perfil con foto, nombre, precio y descripción, y el cliente lo revisa solo, sin preguntarte producto por producto.

Dos detalles que lo hacen funcionar. Pon los precios, porque el que pregunta precio y no lo ve se va. Y si un artículo varía demasiado, ponle el precio desde el cual empieza en vez de dejarlo en blanco.

7. Tu enlace directo

Este es el que cambia el volumen de mensajes. Nadie quiere guardar tu número para escribirte. Un enlace directo abre el chat contigo sin que tengan que guardar nada.

Se arma así: wa.me/ seguido de tu número con el código de país y sin signos ni espacios. Para Puerto Rico es el 1 y después los diez dígitos.

Ese enlace va en la biografía de Instagram, en tu página web, en la firma del correo, en el código QR del mostrador y en la tarjeta de presentación. Donde la gente te encuentre, debe poder escribirte en un toque.

Tres cosas que no debes hacer

No metas clientes en grupos. Se ven entre sí, se escriben entre sí y uno solo puede incomodar a todos. Si quieres mandar un anuncio, usa listas de difusión, que llegan como mensaje individual.

No mandes promociones a quien no te escribió primero. Te reportan, y suficientes reportes te suspenden el número. Perder el número del negocio es perder el historial completo de tus clientes.

No uses el mismo número personal. WhatsApp Business puede correr en el mismo teléfono con un número distinto. Vale la pena una línea aparte, aunque sea prepago.

Preguntas frecuentes

¿Pierdo mis conversaciones si cambio a WhatsApp Business?

No. Al instalarlo con el mismo número te ofrece migrar el historial completo. Haz un respaldo antes, por si acaso.

¿Cuánto cuesta?

La aplicación es gratis. Lo que se paga es la API de WhatsApp Business, que es otra cosa y solo tiene sentido cuando manejas cientos de conversaciones diarias o necesitas conectarlo a un sistema.

¿Puedo contestar desde la computadora?

Sí, con WhatsApp Web o la aplicación de escritorio. Si contestas mucho, escribir con teclado te cambia la vida.

¿Varias personas pueden contestar el mismo número?

Sí. La aplicación permite dispositivos vinculados, así que tu equipo puede atender el mismo chat desde distintos equipos.

¿Quieres el botón de WhatsApp bien puesto en tu página y el enlace donde debe ir? Conversemos.